Quản lý văn bản và những điều cần biết

Quản lý văn bản là việc làm tiếp tục và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Và để làm tốt được việc quản lý văn bản, các văn bản này cần được phân loại và tổ chức triển khai sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để thuận tiện tàng trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro đáng tiếc mất mát thiếu sót văn bản của đơn vị chức năng .

1. Lợi ích của việc quản lý văn bản

Quản lý văn bản và những điều cần biết

CloudOffice – Quản lý văn bản cho các cơ quan đơn vị chức năng hành chính, doanh nghiệp

Thiết lập được quy trình quản lý văn bản chặt chẽ, thông suốt, các văn bản đến, đi được kịp thời, nhanh chóng chuyển đến các đơn vị phòng ban chuyên môn chịu trách nhiệm xử lý đúng thời hạn.

Không gian tàng trữ văn bản được phân loại, sắp xếp một cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi khi thiết yếu .
Giảm thiểu tối đa thực trạng mất mát, thiếu sót hay thất lạc văn bản .
Đổi mới, nâng cấp cải tiến quá trình thao tác, nâng cao hiệu suất cao giải quyết và xử lý văn bản .

Mọi Người Cũng Xem   Cách tính lương tháng 28 ngày cho người lao động

2. Một số phương pháp quản lý văn bản

2.1. Quản lý văn bản – hồ sơ giấy

Đây là giải pháp truyền thống cuội nguồn triển khai theo cách thủ công bằng tay, được vận dụng thoáng đãng khoảng chừng thời hạn trước đây, khi máy tính và công nghệ thông tin còn khá lạ lẫm với nhân viên cấp dưới .
Để sắp xếp văn bản khoa học thứ nhất nên phân loại văn bản tổ chức triển khai theo dạng hình cây. Từ toàn diện và tổng thể đến chi tiết cụ thể .

  • Phân loại theo cơ quan ban hành : ví dụ : văn bản do cơ quan thuế ban hành, văn bản do các cơ quan bộ ban hành…..
  • Phân loại theo chủ đề : ví dụ như  : văn bản đi, văn bản đến, báo cáo…
  • Phân loại theo cụm nội dung: Trong cùng một chủ đề có thể phân theo cụm nội dung. Ví dụ : cụm văn bản về khiếu nại, văn bản về các quy phạm pháp luật,…
  • Phân loại theo nhóm : Trong cùng một cụm có thể phân loại theo nhóm. Ví dụ : nhóm văn bản tháng 1- 2013, nhóm văn bản tháng 2 – 2014, nhóm văn bản tháng 9 – 2015

Sau khi đã phân loại văn bản – hồ sơ tài liệu, cần sắp xếp hồ sơ khoa học, dễ tìm kiếm khi thiết yếu .

  • Sắp xếp theo thời gian : Dựa vào thời gian phát sinh văn bản để sắp xếp thành một nhóm, cần ghi chú đánh dấu rõ ràng thời gian để thuận tiện cho việc tìm kiếm.
  • Sắp xếp theo mẫu tự chữ cái : Sắp sếp theo thứ tự bảng chữ cái. Ví dụ : mẫu tự B : Báo cáo – Biên Bản.
  • Sắp xếp theo tính chất : Dựa vào tính chất của hồ sơ. Ví dụ như : văn bản đã xử lý xong, văn bản đang chờ xử lý….
Mọi Người Cũng Xem   Cách tải PUBG Mobile chơi trên PC

2.2. Quản lý văn bản trên các thiết bị máy tính bằng file excel hoặc word.

  • Lập các folder quản lý các file theo nội dung. Nên tạo ra một mẫu chung excel hay word chung cho toàn đơn vị, để mọi người cùng tiếp cận dễ dàng.
  • Nên lưu trữ văn bản – hồ sơ tại ổ D, để tránh mất tài liệu khi cài đặt lại máy tính.

2.3. Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý văn bản

Sử dụng ứng dụng chuyên được dùng để quản lý văn bản được xem là chiêu thức khoa học và chuyên nghiệp nhất. Phần mềm quản lý văn bản giúp đơn vị chức năng bạn tàng trữ quản lý theo một chuẩn nhất định. Có thể phân loại văn bản tài liệu hồ sơ một cách hiệu suất cao. Trong các trường hợp máy tính hay phần cứng có yếu tố sự cố, kho tài liệu vẫn được bảo vệ bảo đảm an toàn do đã được tàng trữ trong hệ quản trị cơ sỡ tài liệu chuyên sử dụng. Ngoài ra ứng dụng quản lý văn bản, quản lý tài liệu này còn hoàn toàn có thể tàng trữ một dung tích lớn tài liệu, hoàn toàn có thể liên kết quản lý thông suốt qua mạng nội bộ, hay hoàn toàn có thể truy vấn tìm kiếm tài liệu từ xa qua internet bằng các thiết bị di động mưu trí .

Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý văn bản, trong đó  phần mềm quản lý văn bản hồ sơ tài liệu CloudOffice do Công ty Thái Sơn phát triển đang rất được nhiều đơn vị, cơ quan, tổ chức cũng như các đơn vị doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Với giao diện thân thiện dễ sử dụng, đầy đủ tính năng nghiệp vụ quản lý văn bản, tích hợp nhiều tính năng vượt trội.

Mọi Người Cũng Xem   Cách Làm Ma Trận Trên Máy Tính Fx 500Ms, Dạy Làm Ma Trận Trên Máy Tính Casio Fx

Xem thêm: Cách tính biển số xe đẹp và danh sách biển số xe của 63 tỉnh, thành phố Cập nhật 2022 – Blog Xe Hơi Carmudi

Quản lý văn bản và những điều cần biết

CloudOffice – Quản lý văn bản cho các cơ quan đơn vị chức năng hành chính, doanh nghiệp

Phần mềm CloudOffice cho phép quản lý văn bản với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật văn bản đi, đến,  phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản…

Khác với hầu hết các ứng dụng quản lý văn bản lúc bấy giờ vốn chỉ vận dụng được cho 1 cấp, tính năng quản lý văn bản trên CloudOffice là 1 hệ nhiều cấp ( N-cấp ) mà ở đó các đơn vị chức năng tham gia sử dụng hoàn toàn có thể gửi văn bản cho nhau. Văn bản đi của đơn vị chức năng gửi là văn bản đến của đơn vị chức năng nhận. Cùng 1 văn bản, tại các vị trí đứng khác nhau sẽ cho ra hướng đi của văn bản khác nhau .

Mọi chi tiết về phần mềm cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax : 04.37545223 ,
Trung tâm tư vấn tương hỗ CloudOffice : 1900 1286
Website : http://thaison.vn ; http://cloudoffice.com.vn

Related Posts

About The Author

Add Comment